Portable scanner – ga ‘paperless’
Ik probeer zoveel mogelijk paperless te gaan. Niet specifiek uit milieu-oogpunt maar vooral omdat ik nogal slordig ben met papier en mijn administratie altijd digitaal aangeleverd wordt aan mijn boekhouder. Verder onthoud ik veel via Evernote, een notitieboek in de cloud.
Tot nu toe had ik twee manieren om papier in de digitale omgeving te krijgen: scannen op kantoor, of een foto maken met mijn mobiel en met een app (Document Scanner). Zowel met de telefoon als de Multi-Function op kantoor kan ik de PDF mailen. Die mail kan naar mijn eigen e-mail accounts zijn (zodat ik met een PC het document verder kan bewerken of opslaan), of direct naar mijn evernote account. Met de telefoon kan het document ook direct in Evernote of in Dropbox gezet worden en zo nodig direct in het goede mapje, of voorzien van de juiste tags gearchiveerd worden.
Eigenlijk werkt dat allemaal best goed, maar het kan nog eenvoudiger. Scannen met de telefoon is snel en handig, maar soms wel een beetje matig van kwaliteit. Voor benzinepomp-bonnetjes of krantenartikelen is het prima, maar wil je wat meer, dan voldoet het niet. De kantoorscanner is wel goed van kwaliteit, maar heeft als grootste nadeel dat hij op kantoor staat… daar ben ik niet dagelijks, dus loop ik steeds met papier te zeulen om het op kantoor vervolgens in te scannen. Dat is ook niet handig.
Daarom zoek ik al een tijd naar een oplossing in de vorm van een kleine scanner voor thuis die direct in Evernote op kan slaan, of in Dropbox. Voorwaarde is dat ik de bestandsnaam direct in kan typen, ik tags mee kan geven en dat het snel overweg kan met dubbelzijdige documenten. Wensen zijn daarbij ook nog netwerkconnectiviteit en ‘job’ knoppen. Helaas, zo’n scanner heb ik niet kunnen vinden voor een betaalbare prijs. Toch heb ik nu voor thuis een oplossing: een Canon P-215 portable scanner.
Deze kleine, opvouwbare USB scanner heeft géén knoppen (nou, vooruit: ééntje) en géén netwerkconnectiviteit. Dat betekent dus dat er altijd een computer aan moet hangen. Met de software op de computer (CaptureOnTouch) is wel precies mogelijk wat ik wil: scannen naar PDF, direct in de cloud, automatisch roteren, keuze zwart-wit of kleur, automatisch duplex scannen, direct opslaan in Evernote of op schijf (in de dropbox dus!) En er kunnen zoveel ‘jobs’ aangemaakt worden als nodig is.
Voor €240 exclusief BTW ben ik dus koopman. Ik gebruik hem nu een paar dagen en dat bevalt me prima. De kwaliteit is goed en door jobs slim in te richten, kan ik zonder veel inspanning terugkerende taken snel uitvoeren en documenten zonder nadenken archiveren. Alweer een flinke stap naar een papiervrij archief!