Archive for the ‘Slimmer werken’ Category
Portable scanner – ga ‘paperless’
Ik probeer zoveel mogelijk paperless te gaan. Niet specifiek uit milieu-oogpunt maar vooral omdat ik nogal slordig ben met papier en mijn administratie altijd digitaal aangeleverd wordt aan mijn boekhouder. Verder onthoud ik veel via Evernote, een notitieboek in de cloud.
Tot nu toe had ik twee manieren om papier in de digitale omgeving te krijgen: scannen op kantoor, of een foto maken met mijn mobiel en met een app (Document Scanner). Zowel met de telefoon als de Multi-Function op kantoor kan ik de PDF mailen. Die mail kan naar mijn eigen e-mail accounts zijn (zodat ik met een PC het document verder kan bewerken of opslaan), of direct naar mijn evernote account. Met de telefoon kan het document ook direct in Evernote of in Dropbox gezet worden en zo nodig direct in het goede mapje, of voorzien van de juiste tags gearchiveerd worden.
Eigenlijk werkt dat allemaal best goed, maar het kan nog eenvoudiger. Scannen met de telefoon is snel en handig, maar soms wel een beetje matig van kwaliteit. Voor benzinepomp-bonnetjes of krantenartikelen is het prima, maar wil je wat meer, dan voldoet het niet. De kantoorscanner is wel goed van kwaliteit, maar heeft als grootste nadeel dat hij op kantoor staat… daar ben ik niet dagelijks, dus loop ik steeds met papier te zeulen om het op kantoor vervolgens in te scannen. Dat is ook niet handig.
Daarom zoek ik al een tijd naar een oplossing in de vorm van een kleine scanner voor thuis die direct in Evernote op kan slaan, of in Dropbox. Voorwaarde is dat ik de bestandsnaam direct in kan typen, ik tags mee kan geven en dat het snel overweg kan met dubbelzijdige documenten. Wensen zijn daarbij ook nog netwerkconnectiviteit en ‘job’ knoppen. Helaas, zo’n scanner heb ik niet kunnen vinden voor een betaalbare prijs. Toch heb ik nu voor thuis een oplossing: een Canon P-215 portable scanner.
Deze kleine, opvouwbare USB scanner heeft géén knoppen (nou, vooruit: ééntje) en géén netwerkconnectiviteit. Dat betekent dus dat er altijd een computer aan moet hangen. Met de software op de computer (CaptureOnTouch) is wel precies mogelijk wat ik wil: scannen naar PDF, direct in de cloud, automatisch roteren, keuze zwart-wit of kleur, automatisch duplex scannen, direct opslaan in Evernote of op schijf (in de dropbox dus!) En er kunnen zoveel ‘jobs’ aangemaakt worden als nodig is.
Voor €240 exclusief BTW ben ik dus koopman. Ik gebruik hem nu een paar dagen en dat bevalt me prima. De kwaliteit is goed en door jobs slim in te richten, kan ik zonder veel inspanning terugkerende taken snel uitvoeren en documenten zonder nadenken archiveren. Alweer een flinke stap naar een papiervrij archief!
ebooks delen via Dropbox
Ik bedacht me vanavond iets: Dropbox stelt je in staat om met veel mensen gezamenlijk een bibliotheek te bouwen van eBooks. Ik heb al maanden een mapje ‘nog te lezen’ met eBooks die ik nog eens moet bekijken. Via deze tweet heb ik mensen uitgenodigd om mee te delen in de vreugde van de nog te lezen e-boekjes. En binnen drie uur stroomden de aanvragen al binnen en daarmee ook de eBooks! Bingo! Frank Raterink bracht me op het idee om hierover te bloggen.
Wil jij ook je gratis eBooks delen? Mail me dan je dropbox account e-mail en ik voeg je toe! En heb je nog geen dropbox? Vraag dan een account aan via deze link.
Arjan Zuidhof » Blog Archive » Slimmer Werken Nieuws – 2 juni 2010
Voor wie interesse heeft in ‘slimmer werken’: check de site van Arjan Zuidhof » Blog Archive » Slimmer Werken Nieuws – 2 juni 2010. Een aanrader!
‘Goed’ is goed genoeg
Mijn eerste baas had een aantal gevleugelde uitspraken. Twee ervan zijn blijven hangen en daar denk ik nog vaak aan terug: ‘Goed’ is goed genoeg, en Als het niet fout is, is het goed.
We leven in een wereld waarin alles steeds ‘beter’ lijkt te moeten. En wat er dan ‘beter’ moet, is niet altijd gedefinieerd. De loonslaven onder ons worden naar een communicatietraining gestuurd om ‘beter’ te communiceren. Bedrijven huren consultants in om hun processen te verbeteren. En zelfs vechtsport-symboliek wordt niet geschuwd als een aantal six-sigma greenbelts samen met hun blackbelt ‘master’ langs komen om alles nog ‘beter’ te maken. Read the rest of this entry »
Focus, focus, focus!
Nee, ik heb geen nieuwe Ford gekocht… Dit is wederom een post over het houden van focus op je werk. Werk je veel achter een PC, dan kun je wellicht iets hebben aan deze tip! Ik heb namelijk een autohotkey script ontdekt wat je kan helpen!
10 trends: op weg naar de ideale organisatie Strategie & Bestuur – ManagementSite.nl
Ik las net een artikel over organisaties en veranderingen. Een goede opsomming van de kenmerken van ‘nieuwe organisaties’.
10 trends: op weg naar de ideale organisatie Strategie & Bestuur – ManagementSite.nl.
Zouden er echt al zoveel ‘Ideale organisaties’ bestaan zoals de auteur suggereert? Ik waag het te betwijfelen. Mijn eigen bedrijf is redelijk ‘ideaal’ voor mij, maar ook maar één radartje in een machinerie die ook bestaat uit traditionele bedrijven, mensen met minder drive, iPhone-lozen (ik heb er ook geen hoor!) enzovoorts.
Persoonlijk kan ik de voordelen van flexibiliteit, kleine clubs die doen waar ze goed in zijn, informatie deling via toegespitste, snelle digitale kanalen en zo erg waarderen. Flexibele werkplekken, werktijden, tools, functies en relaties met klanten, mede-leveranciers en toeleveranciers hebben voor mij het leven een stuk aangenamer gemaakt. Maar is mijn organisatie daarom een ‘ideale organisatie’? Nee hoor, ik geloof dat het altijd nog véél beter kan!
Remember the milk!
Sinds deze week heb ik een nieuwe tool: Remember the milk! Zoals ik al ooit geschreven had, gebruik ik pomodoro om productief te blijven. Met m’n Exabook heb ik altijd mijn ToDo lijstje bij de hand, maar ik ben eigenlijk niet zo van papier. RTM (Remember The Milk) is mijn elektronische, online todo lijst.
Lifehacking in teamverband
Lifehacking, Getting Things Done, The Pomodoro Technique: allemaal mooie en handige technieken om als individu zo efficiënt mogelijk te werken. Maar helaas zijn deze methodes erg egocentrisch in de meest letterlijke zin van het woord. Mij lijkt het hoog tijd om een te kijken naar technieken die kijken naar de output van een team, in plaats van naar het individu.
Schermlezen
Ik ben een groot voorstander van het ‘paperless office’, een papiervrije werkomgeving. Zakelijk hebben wij dan ook bijna alle papier verbannen en werken we dus veel vanaf een scherm. Dat brengt ook een hoop schermlezen met zich mee. Dat is niet altijd even gemakkelijk. Breedbeeldschermen geven veel ruimte voor vensters, maar weinig comfort bij het lezen. En met alle eye-candy wordt geconcentreerd lezen steeds moeilijker. Hier wat tips om het schermlezen aangenamer te maken.
Helemaal in de wolken door te werken in de cloud | Lifehacking
Voor wie vaak op verschillende plekken werkt, of wie gewoon graag met webapplicaties werkt: Helemaal in de wolken door te werken in de cloud | Lifehacking. Een blog met ervaringen, en ook een lijst met handige software.