Wil jij ook je gratis eBooks delen? Mail me dan je dropbox account e-mail en ik voeg je toe! En heb je nog geen dropbox? Vraag dan een account aan via deze link.

We leven in een wereld waarin alles steeds ‘beter’ lijkt te moeten. En wat er dan ‘beter’ moet, is niet altijd gedefinieerd. De loonslaven onder ons worden naar een communicatietraining gestuurd om ‘beter’ te communiceren. Bedrijven huren consultants in om hun processen te verbeteren. En zelfs vechtsport-symboliek wordt niet geschuwd als een aantal six-sigma greenbelts samen met hun blackbelt ‘master’ langs komen om alles nog ‘beter’ te maken.Maar wat is ‘beter’? De filosofie van ‘Lean Working’, die alles wat niet direct bijdraagt aan de beleving bij het product tot ‘muda’ (modder, overtollig) verklaard? Of six-sigma, waar het gaat om afwijkingen van de norm tot bijna nul terug te brengen? Of misschien wel de hele schare van persoonlijke effectiviteitstrainingen en -methodes die ‘beter’ lijken te definiëren als ‘veel in weinig tijd’ of ‘je moet er vooral goed over praten’.

Mijn oude baas (ik zal hem Louis noemen) hing een radicaal andere benadering aan: als de klant het goed vindt, vinden wij het ook goed! Een beetje zoals de chinezen er tegenaan lijken te kijken: hun producten zijn niet heel ‘goed’, maar de klant vind het goed omdat de balans tussen prijs en kwaliteit okay is. In plaats van steeds de kwaliteit te willen verhogen, is werken aan de prijs (en daar misschien kwaliteit op inleveren) wellicht ook geen verkeerde optie. En waarom steken we ergens nog méér energie in, als de klant al tevreden is? Klant tevreden? Dan door met het volgende project, de volgende klant en het volgende product!

‘Als het niet fout is, is het goed’. Natuurlijk zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Sommige zijn mooi, sommige zijn minder mooi. Sommige gaan snel, andere duren wat langer. Maar als de opdracht luidt ‘ga naar Rome’, dan maakt de weg niet uit! Het resultaat telt. Een technische oplossing kan weliswaar anders zijn dan je in eerste instantie voorzien had, maar als het ‘fit for purpose’ is, dan is het dus goed.

Wil ik dan niet steeds verbeteren? Natuurlijk wel! Maar de essentie is daarbij voor mij om dat ‘Beter’ goed te definiëren. Voor de klant is ‘beter’ vaak te definiëren als ‘dichter bij het verwachtingspatroon’. Voor mijzelf is ‘beter’ meestal efficiënter dan de vorige keer: hetzelfde resultaat in minder tijd. De factor tijd is voor mij dus belangrijk. Voor de klant is deze minder van belang.

Mijn opdracht ‘beter’ uitvoeren, kan ik dus door de verwachtingen bij de klant duidelijk te leren kennen en zo mogelijk zelfs te definiëren, en door mijn eigen werk zo makkelijk te maken dat ik in minder tijd het eindresultaat kan halen dat ik al ooit gehaald heb in een vorige opdracht. En soms werken daarbij technieken zoals ‘Het Nieuwe Werken’, ‘Getting things done’, of ‘Lean Working’ prima. Maar soms moet je volgens mij jezelf ook afvragen of de moeite die je ergens in investeert, überhaupt wel iets toevoegt aan jouw doel, of dat van de klant.

Heb jij je computer nog vol staan met ‘eyecandy’? Overal venstertjes, applets, handige pop up reminders? Waarschijnlijk niet, want als serieuze computergebruiker heb je al snel ondervonden dat dat allemaal de aandacht afleid. Dus jij hebt waarschijnlijk een rustige achtergrondafbeelding (ik gebruik deze) en zo min mogelijk ‘rommel’ op je bureaublad.

Websites maak je leesbaarder met readability en lange teksten typ je waarschijnlijk in Q10. Maar je kunt nog meer doen. Ik gebruik sinds een paar dagen Ghoster, een Autohotkey script wat alle vensters behalve het venster dat de ‘focus’ heeft wat donkerder wegzet. Dit soort opties waren in Linux al lang beschikbaar, maar kunnen dus ook in Windows met wat omwegen gerealiseerd worden. Het voordeel is dat het venster dat je aandacht nodig heeft, ook echt uit het scherm spat. De achtergrond-vensters zitten ook echt op de achtergrond, waar ze horen. Ze blijven echter wel gewoon zichtbaar en leesbaar, wat wel handig is als je regelmatig tussen programma’s wisselt.

Dit is naast ‘NiftyWindows’ één van mijn favoriete AutoHotKey scripts. Verder heb ik altijd nog een eigen script draaien waarmee ik autoreplacement doe (voor bijvoorbeeld BTW nummers, bankrekeningnummers, maar ook volledige standaard e-mails), unieke nummers kan genereren (als tracking numbers) en via een toetscombinatie met Google Desktop kan zoeken in mijn mail en bestanden.

10 trends: op weg naar de ideale organisatie Strategie & Bestuur – ManagementSite.nl.

Zouden er echt al zoveel ‘Ideale organisaties’ bestaan zoals de auteur suggereert? Ik waag het te betwijfelen. Mijn eigen bedrijf is redelijk ‘ideaal’ voor mij, maar ook maar één radartje in een machinerie die ook bestaat uit traditionele bedrijven, mensen met minder drive, iPhone-lozen (ik heb er ook geen hoor!) enzovoorts.

Persoonlijk kan ik de voordelen van flexibiliteit, kleine clubs die doen waar ze goed in zijn, informatie deling via toegespitste, snelle digitale kanalen en zo erg waarderen. Flexibele werkplekken, werktijden, tools, functies en relaties met klanten, mede-leveranciers en toeleveranciers hebben voor mij het leven een stuk aangenamer gemaakt. Maar is mijn organisatie daarom een ‘ideale organisatie’? Nee hoor, ik geloof dat het altijd nog véél beter kan!

Met RTM kun je eenvoudig je todo bijhouden en deadlines stellen. Bovendien kun je er ook notities aanhangen.  Verder kun je natuurlijk prioriteiten en tags aan de taken koppelen en taken op eigen lijstjes plaatsen. Daarnaast kunnen lijstjes dynamisch samengesteld worden, door een ‘saved search’.

Taken in RTM zetten, kun je per e-mail (handig vanaf je telefoon!), via de website van RTM (duh…), via Gmail webapplicatie en Google Calendar. Een laatste manier (en erg handig…) is via een bookmarklet: klik je die aan, dan wordt de paginatitel als task gebruikt. Met andere woorden: je kunt direct een ‘Read it later’ taakje maken!! De Read it later plugin heb ik dus meteen weer verwijderd, want RTM stuurt mijn taken (en natuurlijk ook TEAMWORK, ons zakelijke projectmanagement pakket) en dus ook wat ik nog moet lezen!

Weer een handige tool dus. En in het kader van één erin, twee eruit: papieren activiteitenlijst en todolijst eruit, Read it later eruit, RTM erin! Goed bezig!!!

Ik ben overtuigd van de voordelen van de lifehacking technieken op het presteren van één persoon. Maar velen van ons werken niet in hun eentje, maar in een groep. En wil je dan ‘die mafkees met die eierwekker en een koptelefoon op z’n hoofd’ zijn, die steeds met USEM kaartjes loopt te spelen en elk half uur een vinkje op een vodje papier zet? Of ben je liever een gewaardeerd groepslid die mensen inspireert om beter te presteren binnen het team?

INTERACTIE

Het kernwoord binnen een team is interactie, samenwerking in plaats van individueel ‘je ding doen’. Daarom vind ik het belangrijk om interactie zoveel mogelijk te stimuleren. Mijn vijf cent:

Vergaderen

Wie heeft een goed gevoel na afloop van elke vergadering? Ik wed dat dit nog niet de helft van alle mensen is. En waarom? Vaak duren vergaderingen te lang, gaan ze de helft van de tijd over iets waar je niets over wilt of hoeft te weten en bieden ze je geen mogelijkheid om je eigen inbreng effectief kwijt te kunnen.

Volgens mij zijn vergaderingen met een agenda verspilde tijd: waarom meer dan één onderwerp in een groep bespreken? Zorg dat alleen mensen die echt betrokken zijn bij een onderwerp erover moeten spreken of ernaar moeten luisteren. Dus team-onderwerpen behandelen in een afdelings-vergadering is zonde van de tijd voor iedereen die niet in het team zit. Liever vier vergaderingen op een dag van één Pomodoro lang (maximaal 25 minuten) dan één lange zit van twee uur met daarin zes onderwerpen.

In veel bedrijven is het gewoonte om tijdens vergaderingen presentaties te houden. Prima, als er een vorm van interactie is. Maar als je bijvoorbeeld de jaarcijfers wilt presenteren, waarom laat je dan mensen niet vrij om die op een voor hen geschikt moment te lezen? Stuur je powerpoint rond! Of maak een ‘SCREENR‘ presentatie (of camstudio). Scheelt jou tijd (in de voorbereiding doe je ook de presentatie), zenuwen (niet goed? doe je ‘m toch opnieuw) en een hoop gedoe (beamer regelen, iedereen stil houden en boeien…). Je publiek heeft de vrijheid om informatie beter te filteren, te organiseren en te archiveren.

Zorg dat iedereen op zijn eigen wijze bij de vergadering kan zijn: in levende lijve, via een skype- en gotomeeting verbinding, of offline. Ben niet boos als mensen niet komen: ze hebben er waarschijnlijk een goede reden voor. Neem het jezelf kwalijk als mensen daardoor informatie missen: je kunt makkelijk de inhoud van de vergadering in de vorm van een verslag (audio, video, presentaties, tekst) rondsturen of aan het team beschikbaar stellen. Gebruik je GoToMeeting? De chat wordt gelogd bij de organisator van de vergadering, dus zo maak je snel en in één klap een verslag. Iedereen die via GoToMeeting de vergadering volgt, kan bovendien teruglezen wat er gezegd is. Voor Skype zijn vele plugins verkrijgbaar die de audio-stream opnemen.

Contact

Zorg bij een team opstart voor een contactblad: wie zit er in het team, hoe is iedereen te bereiken (e-mail, telefoon, IM, Twitter, Skype, Wave, inclusief aanduiding van de persoonlijke voorkeur) en wat is ieders rol (bijvoorbeeld in 140 tekens beschreven). Laat ook ruimte voor iedereen om aan te geven waar ze goed in zijn buiten hun teamrol (bijvoorbeeld “Excel-guru”, “grafisch ontwerper”, “organisator”) Zorg ook voor vCards van iedereen (liefst met foto) zodat iedereen snel de info in zijn CRM/e-mail/telefoon kan stoppen. Bij een internationaal team is het handig om ook de tijdzone en werktijden te vermelden. Alles om de communicatie te verbeteren.

Mensen moeten elkaar op kunnen zoeken. Ruimte om te praten is belangrijk: Skype, een bankje in de zon, een vergaderkamertje, de koffieautomaat.

Gemeenschappelijke ruimte voor data en bestanden is belangrijk. Dus stel vanaf de projectstart een ruimte op een gemeenschappelijke server beschikbaar. Wij gebruiken daarvoor een SVN Repository (en we zitten niet in de software-ontwikkeling) zodat mensen altijd hun gegevens kwijt kunnen en elkaars bestanden kunnen raadplegen. Bovendien geeft de log een goed inzicht in de chronologische ontwikkeling van een project. Tevens kun je klanten direct (via het web) toegang geven tot (een deel van) je projectdocumentatie en zelfs actief mee laten werken.

Ook een gemeenschappelijk plek om kennis te vergaren en te raadplegen is belangrijk om het teamresultaat vast te leggen en te stimuleren. Ik gebruik daarvoor een wiki, maar er zijn meer mogelijkheden denkbaar, zoals een Wave. Het is in ieder geval belangrijk dat de kennis direct en eenvoudig opvraagbaar is en voorzien is van goede zoekmogelijkheden. Bovendien wil je kennis maar op één plek hebben staan, dus moet de wiki bijvoorbeeld kunnen linken naar bestanden op de fileserver (of in de SVN repository in ons geval). Dwing mensen niet om er gebruik van te maken, maar stimuleer door laagdrempeligheid en eenvoud.

Plannen

Zoiets geldt ook voor planning en voortgangsbewaking. Wie ooit in een groot bedrijf heeft gewerkt met een complexe BaaN of SAP implementatie, weet wat ik bedoel als ik het heb over ontoegankelijke planningen en voortgangsrapportages. Vaak zie je dan naast het ERP (Enterprise Resource Planning) systeem nog Excel lijstjes en papieren ‘rapportages’ verschijnen. Door gebrek aan rechten, of eenvoudige toegankelijkheid gaan mensen eigen tools gebruiken die niet aansluiten bij de ERP en zo dus ‘dubbel boekhouden’. Bovendien geven de meeste ERP systemen teamleden geen inzicht in de planning van mede-teamgenoten. Zorg je als teammanager of -facilitator voor een toegankelijk en flexibel systeem waar iedereen kan zien wie wat te doen heeft en hoe ver elke taak is, dan krijg je als beloning haast vanzelf mensen die meedenken en oppakken wat is blijven liggen en een blokkade vormt voor je voortgang. Wij gebruiken Teamwork om dit te realiseren en geven alle betrokkenen (ook bij inhuur en uitbestedingen) toegang tot dit systeem om hun deel van de uitvoering te bewaken.

STIMULATIE

Een van de lifehacking tips is om te inventariseren van welke contacten je energie krijgt, en welke je energie kosten. De bijbehorende metafoor is wie er motortjes zijn en wie putjes. Maar kijken we ook wel eens naar onszelf? Zijn we zelf motortjes voor anderen? Of putjes? En vermijden we simpelweg contact met putjes, zodat we door motortjes aan de gang gehouden worden? Of kunnen we door ons gedrag putjes vullen door een motortje te zijn, of zelfs het gedrag van de ander veranderen en een stimulans zijn om een motortje te worden?

Lange regels lezen niet fijn! Dus werk ik maar hoogst zelden met tekst in een gemaximaliseerd venster. De optie maximaliseren in Windows was destijds (Windows 3.1, 640×480 VGA scherm, 16 kleuren, weet u nog?) een handige optie om het scherm optimaal te gebruiken. Het 14″ scherm met 4:3 verhouding had niet zoveel nuttige leeslengte en resolutie dat zinnen te lang werden. En met maximaliseren kreeg je een paar extra pixels vrij (de rand van het venster vervalt) die je goed kon gebruiken voor je WYSIWYG tekstverwerker met wel 20 knoppen in de balk.

Hoe anders is het tegenwoordig: 22″ schermen, 16:9 beeldverhouding, resoluties van 1920×1080 pixels… Was op een 14″ scherm de breedte 28cm, een 22″ breedbeeldscherm is ruim 48cm breed! De ogen moeten dus een behoorlijke afstand afleggen om van voor naar achter over een regel te gaan als het scherm gemaximaliseerd wordt. Bedenk dat in kranten en tijdschriften de regellengte tot minder dan 10cm beperkt wordt! Het is dus geen goed idee om over de volle breedte te lezen.

Hoge resolutie is beter! Sommige mensen (opvallend veel 50+) hebben een lagere resolutie op hun scherm ingesteld, omdat anders ‘de lettertjes zo klein zijn’. Dat is jammer, want daarmee neemt de kwaliteit (en daarmee leesbaarheid) van de letters af. Zeker met een LCD monitor met een digitale aansluiting (waar pixels eigenlijk 1:1 gemapped zouden moeten worden met de videokaart voor de optimale kwaliteit) gaat de kwaliteit zo ver achteruit dat rustig lezen onmogelijk is. Pak liever het probleem aan door de oorzaak (te kleine font voor de schermresolutie) aan te pakken. Kies dus in Windows liever ‘Grote Letterype’ thema’s. Helaas kunnen niet alle programma’s hier nog goed mee overweg, maar meestal is daar wel een mouw aan te passen.

Met een hoge resolutie en een LCD scherm is ook Cleartype te gebruiken. Hiermee worden letters nog scherper (en rustiger) weergegeven, wat het lezen weer aangenamer maakt. Hoe hoger de resolutie, hoe minder Cleartype hoeft te doen om de letters van scherpe randen te voorzien.

Over letters met scherpe randen gesproken: het helpt vreselijk als een lettertype geschikt is voor weergave op een scherm. Fonts zoals Verdana doen het aanmerkelijk beter dan Times New Roman. En wil je een schreef-lettertype gebruiken (een ‘serif font’), dan is Georgia een goede optie. Drukletter zijn nu eenmaal wat anders dan scherm-letters. Veel verschil tussen ‘dun’ en ‘dik’ in een letter ziet er chique uit, maar komt op een scherm de leesbaarheid niet ten goede (trouwens bij een kleine drukletter ook niet…)

Contrast is belangrijk, en dan bedoel ik een goed contrast, niet noodzakelijkerwijs een HOOG contrast. Zwart op wit (zo zit ik nu te typen)  is eigenlijk niet optimaal. Een donkere ondergrond met een niet te felle grijze letter is rustiger. Zorg in ieder geval dat je bureaublad donker is en haal alle overbodige vensters (en ikonen) weg uit je beeld. (TIP: verberg ze achter je werkvenster!) Kijk maar eens hoe ‘Readability’ en ‘Q10′ dat doen! Zorg ook voor goede verlichting op je kantoor, zonder spiegeling in je scherm (ik hou niet van glossy schermen, ondanks hun betere kleurweergave…). TIP: draai je contrast en helderheid eens wat minder hoog als je veel moet lezen!

Lees je veel PDF bestanden? Zoek eens uit wat Adobe Reader kan om op jouw scherm het best leesbare plaatje te leveren. Twee pagina’s in één scherm kan handig zijn en overzicht geven, maar alleen als je resolutie hoog genoeg is om een leesbare letterhoogte over te houden. Met de zoom-factor kun je een mooie balans zoeken tussen leesbaarheid en overzicht. De optie ‘online lezen’ kan daarbij ook al helpen. Afhankelijk van het document kan het bij Adobe Reader juist wel handig zijn om twee pagina’s te tonen en op ‘volledig scherm’ te werken. In de praktijk lees ik zo echter maar zelden. Een vertikaal scherm is misschien wel de beste oplossing als je veel papier-PDF leest op je computer. TIP: dit kun je vaak gewoon instellen in je video-driver en de betere schermen laten zich eenvoudig draaien!

eReaders zijn beter! Ik heb er helaas nog niet veel ervaring mee, maar uitgaande van wat ik gezien heb met eInk schermen, is het lezen op zo’n ding prettiger. Beperkt contrast, weinig licht, grote scherpte en niet te lange regels (maar een hoog scherm!) zijn hier de key features die voor leesbaarheid zorgen. Probeer daarom dit te realiseren op je desktop computer!

Dit type headset gebruik ik op kantoor

Bellen vanachter je bureau hoeft niet duur te zijn. Wij gebruiken Skype voor het gros van onze internationale telefoontjes. We bellen nogal eens met Amerika of binnen Europa en dan is het véél goedkoper om dat via Skype en een ‘SkypeWorld’ abonnement te doen, dan via onze vaste telefoon op kantoor of nog erger: via de mobiele telefoon. Maar met een simpel skype account ben je er nog niet helemaal!

Gratis bellen is (en klinkt) leuk, maar je moet wel voor het één en ander zorgen. Thuis achter een laptopje met ingebouwde speakers en microfoon haal je wisselende successen. Sommige laptops gaan als de brandweer, maar andere werken wat minder goed. En op mijn Lenovo SL500 bijvoorbeeld, maakt het veel uit wat voor instelling je maakt voor de microfoon (omnidirectioneel werkt goed, unidirectioneel niet!)

Als je dus serieus wilt bellen met je computer, kun je het beste investeren in een headset (hoofdtelefoon met een microfoon eraan) of eventueel een echte ‘Skype’ telefoon. Ik heb een Logitech USB headset die ik op kantoor gebruik, en een Philips setje wat mee op reis gaat. Die Philips heeft gewone audio-aansluitingen en wordt dus op de roze microfoon en groene speaker aansluitingen aangesloten.

Het comfort van de Logitech set is heel goed en de verstaanbaarheid eveneens. En als extraatje kun je er ook nog heerlijk MP3′tjes mee luisteren als je aan het werk bent. Het Philips setje werkt goed, is lekker klein, maar minder als je er de hele dag mee belt.

Om ook naar niet-skypers te kunnen bellen (en er zijn niet zoveel actieve skypers als je zou denken, bovendien zijn ze moeilijk te vinden!), is een skypeout account handig. Daarmee bel je dus gratis over de hele wereld naar alle vaste nummers. Dat is voor ons zakelijk de beste methode gebleken.

Als je zakelijk gebruik gaat maken van Skype, maak dan naast je persoonlijke account ook een zakelijk account aan: dus echt een bedrijfsaccount. Dat kost niks, maar je kunt dan BTW-vrij je Skype-Out abonnement kopen en toewijzen aan mensen ‘in’ je bedrijfsaccount. Dus je koppelt je skype account (en dat van alle andere medewerkers) aan je zakelijke Skype account en via het Skype dashboard wijs je de skype abonnementen toe aan de personen: goedkoper (want zonder BTW) en flexibeler!

Wij bellen vaak in op de AT&T vergaderservice in de USA (gratis dus…) en koppelen soms via Skype andere skype gebruikers aan deze vergadering. Het werkt goed (in 8 van de 10 gevallen helemaal geen problemen, soms valt de verbinding weg of is de kwaliteit slecht). Wat wel lastig is, is dat de SkypeOut verbinding als eerste gemaakt moet worden, omdat het DTMF toetsenbord (de piepjes om je ‘conference access number’ in te toetsen) niet beschikbaar is als je met meerdere mensen tegelijk ‘Skypet’.

Overigens: hoewel Skype tegenwoordig het beeldscherm kan delen, gebruiken wij nog steeds GoToMeeting (van Citrix) Naast dat je flexibel bent om te kiezen wiens scherm je wilt zien, kun je daarmee ook elkaars muis en toetsenbord besturen. Het hangt er dus erg vanaf of je online presentaties wilt delen of niet, of je met alleen skype uitkomt, of dat je ook nog extra diensten nodig hebt. Die draaien gelukkig zonder problemen naast elkaar!