Wil jij ook je gratis eBooks delen? Mail me dan je dropbox account e-mail en ik voeg je toe! En heb je nog geen dropbox? Vraag dan een account aan via deze link.

Met RTM kun je eenvoudig je todo bijhouden en deadlines stellen. Bovendien kun je er ook notities aanhangen.  Verder kun je natuurlijk prioriteiten en tags aan de taken koppelen en taken op eigen lijstjes plaatsen. Daarnaast kunnen lijstjes dynamisch samengesteld worden, door een ‘saved search’.

Taken in RTM zetten, kun je per e-mail (handig vanaf je telefoon!), via de website van RTM (duh…), via Gmail webapplicatie en Google Calendar. Een laatste manier (en erg handig…) is via een bookmarklet: klik je die aan, dan wordt de paginatitel als task gebruikt. Met andere woorden: je kunt direct een ‘Read it later’ taakje maken!! De Read it later plugin heb ik dus meteen weer verwijderd, want RTM stuurt mijn taken (en natuurlijk ook TEAMWORK, ons zakelijke projectmanagement pakket) en dus ook wat ik nog moet lezen!

Weer een handige tool dus. En in het kader van één erin, twee eruit: papieren activiteitenlijst en todolijst eruit, Read it later eruit, RTM erin! Goed bezig!!!

Dit type headset gebruik ik op kantoor

Bellen vanachter je bureau hoeft niet duur te zijn. Wij gebruiken Skype voor het gros van onze internationale telefoontjes. We bellen nogal eens met Amerika of binnen Europa en dan is het véél goedkoper om dat via Skype en een ‘SkypeWorld’ abonnement te doen, dan via onze vaste telefoon op kantoor of nog erger: via de mobiele telefoon. Maar met een simpel skype account ben je er nog niet helemaal!

Gratis bellen is (en klinkt) leuk, maar je moet wel voor het één en ander zorgen. Thuis achter een laptopje met ingebouwde speakers en microfoon haal je wisselende successen. Sommige laptops gaan als de brandweer, maar andere werken wat minder goed. En op mijn Lenovo SL500 bijvoorbeeld, maakt het veel uit wat voor instelling je maakt voor de microfoon (omnidirectioneel werkt goed, unidirectioneel niet!)

Als je dus serieus wilt bellen met je computer, kun je het beste investeren in een headset (hoofdtelefoon met een microfoon eraan) of eventueel een echte ‘Skype’ telefoon. Ik heb een Logitech USB headset die ik op kantoor gebruik, en een Philips setje wat mee op reis gaat. Die Philips heeft gewone audio-aansluitingen en wordt dus op de roze microfoon en groene speaker aansluitingen aangesloten.

Het comfort van de Logitech set is heel goed en de verstaanbaarheid eveneens. En als extraatje kun je er ook nog heerlijk MP3′tjes mee luisteren als je aan het werk bent. Het Philips setje werkt goed, is lekker klein, maar minder als je er de hele dag mee belt.

Om ook naar niet-skypers te kunnen bellen (en er zijn niet zoveel actieve skypers als je zou denken, bovendien zijn ze moeilijk te vinden!), is een skypeout account handig. Daarmee bel je dus gratis over de hele wereld naar alle vaste nummers. Dat is voor ons zakelijk de beste methode gebleken.

Als je zakelijk gebruik gaat maken van Skype, maak dan naast je persoonlijke account ook een zakelijk account aan: dus echt een bedrijfsaccount. Dat kost niks, maar je kunt dan BTW-vrij je Skype-Out abonnement kopen en toewijzen aan mensen ‘in’ je bedrijfsaccount. Dus je koppelt je skype account (en dat van alle andere medewerkers) aan je zakelijke Skype account en via het Skype dashboard wijs je de skype abonnementen toe aan de personen: goedkoper (want zonder BTW) en flexibeler!

Wij bellen vaak in op de AT&T vergaderservice in de USA (gratis dus…) en koppelen soms via Skype andere skype gebruikers aan deze vergadering. Het werkt goed (in 8 van de 10 gevallen helemaal geen problemen, soms valt de verbinding weg of is de kwaliteit slecht). Wat wel lastig is, is dat de SkypeOut verbinding als eerste gemaakt moet worden, omdat het DTMF toetsenbord (de piepjes om je ‘conference access number’ in te toetsen) niet beschikbaar is als je met meerdere mensen tegelijk ‘Skypet’.

Overigens: hoewel Skype tegenwoordig het beeldscherm kan delen, gebruiken wij nog steeds GoToMeeting (van Citrix) Naast dat je flexibel bent om te kiezen wiens scherm je wilt zien, kun je daarmee ook elkaars muis en toetsenbord besturen. Het hangt er dus erg vanaf of je online presentaties wilt delen of niet, of je met alleen skype uitkomt, of dat je ook nog extra diensten nodig hebt. Die draaien gelukkig zonder problemen naast elkaar!

UPDATE: doe de GMail Security Scan!

Opslag

Het hart van mijn e-mail ‘systeem’ is Gmail. Deze service van Google geeft me gratis bijna 8GB opslagruimte voor e-mails en alle mogelijkheden die nodig zijn voor flexibele toegang, automatische filters en nog véél meer. Alle e-mail komt dus op mijn Gmail accounts binnen. Ik heb er twee: één voor privé, en één voor zakelijke e-mail.

Door de grote opslag kan ik dus ruim drie jaar mail opslaan (zakelijk), of zelf vijf jaar privé. Meer dan genoeg dus!

Binnenkomst

E-mail komt binnen op verschillende wijzen: privé mail die naar @reneknuvers.nl wordt gestuurd, wordt met een ‘catch-all’ automatisch doorgestuurd naar mijn privé Gmail account. Zakelijke e-mail wordt bij de ISP voor lucros.eu naar één adres geforward. Zo zijn er dus forwarders voor r.knuvers@lucros.eu, reneknuvers@lucros.eu, rene.knuvers@lucros.eu, en nog twee algemene accounts: info@lucros.eu en sales@lucros.eu. Deze worden allemaal geforward naar rene@lucros.eu. Dit adres wordt vervolgens direct geforward naar mijn zakelijke Gmail account.

Ik heb ook nog een @home.nl account. Dit account ondersteunt helaas geen forwarding. Daarom wordt dit account door Gmail via POP3 uitgelezen. Dit gaat met maximaal een uur vertraging (de overige mail is dus wel direct beschikbaar in Gmail).

Band-e-mail wordt door de diverse servers op een vergelijkbare wijze als bij mijn zakelijke e-mail doorgestuurd naar mijn privé Gmail account.

Zowel zakelijk als bij de bands maak ik gebruik van forwarders om mailgroepen te maken: groepsadres@naamvandeband.nl gaat bijvoorbeeld naar alle bandleden (dit is maar een voorbeeld en niet het echte adres!), de info-account van het zakelijke adres komt bij mijn collega en mij uit. Altijd handig als mail naar info zeker niet verloren gaat!

Sorteren

Gmail maakt gebruik van tags om te sorteren en groeperen. E-mail die binnenkomt, wordt verwerkt door de Filters. Ik heb filters aangemaakt die bandmail labelt met de naam van de band op basis van het ‘To:’ veld. Verder filter ik zakelijke mail op basis van de afzender en label de mail direct met de vermoedelijke klant.

Mail van maillijsten gaan niet naar mijn inbox, maar worden vanzelf in een mapje (dus label) @Mailing gestopt. Dat houdt mijn inbox lekker leeg!

Uitlezen

Laptop

Ik gebruik Postbox als e-mail client. Mijn collega Arno gebruikt Mozilla Thunderbird, maar in principe maakt het niet uit welke client je gebruikt. Mail uitlezen doe ik met behulp van IMAP. Dat is in te stellen in Gmail. IMAP is beter dan POP3 als je e-mail offline wilt bewaren, dus de mailtjes netjes bij Gmail wilt laten staan. Door gebruik te maken van IMAP, verschijnen de LABELS in Gmail als mappen in je client, inclusief structuur die je eventueel aangebracht hebt! Als een mailtje meerdere labels heeft, vind je het gewoon terug in al die mappen! Sleep je een mailtje van je inbox naar een map, dan krijgt hij in Gmail een LABEL. Zo simpel is dat. De lokale indeling is dus identiek aan die bij Gmail. Je kunt je client zo instellen dat bepaalde mappen offline gesynchroniseerd worden, zodat je ook zonder internet verbinding bij die mails kunt. En zodra je weer verbinding hebt, worden alle wijzigingen verwerkt, zowel lokaal als online.

Je kunt ook twee accounts (zakelijk en privé bijvoorbeeld) tegelijk in je client hebben, verschillende identiteiten beheren en alles regelen wat je wilt. Zelfs eenvoudig mail van bijvoorbeeld de privé inbox slepen naar een zakelijke map, alsof het één account betreft. En al die speciale Gmail mapjes? Daar kun je ook gewoon bij in je IMAP client (zoals bij SPAM, ALL MAIL, SENT MAIL…)

Telefoon

Elke smartphone heeft wel een e-mail client die overweg kan met IMAP. Het is niet handig om daarin veel mappen te synchroniseren, maar je INBOX bekijken is geen probleem. Werkt dus precies zoals je gewend bent.

Openbare computer

Je kunt kiezen voor een “portable” uitvoering van Thunderbird, bijvoorbeeld met PortableApps. Dan sleep je overal jouw persoonlijke Thunderbird mee, inclusief alle instellingen. Maar als je dat niet wilt, dan log je toch gewoon in op Gmail? Alle mail bij de hand, eenvoudig doorzoeken, dus alle gewenste functionaliteit.

Verzenden

Omdat het niet zo handig is om mail met Gmail te verzenden (het kan wel…), gebruik ik een eigen SMTP server. Die is simpelweg ingesteld als de uitgaande server voor mijn mail-clients. Via Gmail kan ook, maar dan hangt Gmail een labeltje aan je mail dat ‘ie van Gmail afkomstig is, en dat ziet er niet uit, vooral zakelijk niet! En bovendien wil ik mail onder een andere identiteit kunnen verzenden, zonder dat mijn privé gegevens op straat komen liggen. Tegenwoordig kun je Gmail zelfs instellen dat Gmail een andere SMTP server gebruikt.

Stel wel je client in dat verzonden e-mail gekopieerd wordt in het mapje “sent items”, zodat je ook overal bij deze verzonden items kunt!

SPAM

Natuurlijk gebruik ik een spamfilter… Hiervoor hoef ik dus niks te doen, want Gmail heeft al één van de beste spam-filters van de wereld. Dus niks aan doen, alle spam wordt door Google uit mijn inbox gehaalt en in een mapje spam gestopt. Niet over nadenken, werkt gewoon!

Infographic

Wellicht ben ik wat genuanceerder dan Anneliesje, kan best inzien dat mensen door zich ergens middenin te begeven een vorm van expertise kunnen verwerven. Maar haar opvatting dat het simpele feit dat je 5.000+ volgers hebt en 10.000+ tweets verzend je nog geen expert maakt, daar ben ik het wel mee eens!

Voor mij is Twitter gewoon een aardig medium om mensen mee te helpen via #durftevragen, om met mensen in contact te komen en verder niks. Het is geen geweldige uitbreiding van mijn sociale netwerk; dat zijn voor mij Linked In en Hyves niet eens…

Laten we met z’n allen alles nou eens gewoon op waarde inschatten: Twitter is een vorm van communicatie, vergelijkbaar met de 27MC “zendbakjes”. Leuk, een hype, iets dat levens kan redden, maar over het algemeen gewoon weer een andere vorm van luchtige communicatie oplevert dan we daarvoor al hadden aan de bar in de kroeg op de hoek.