Wil jij ook je gratis eBooks delen? Mail me dan je dropbox account e-mail en ik voeg je toe! En heb je nog geen dropbox? Vraag dan een account aan via deze link.

Met RTM kun je eenvoudig je todo bijhouden en deadlines stellen. Bovendien kun je er ook notities aanhangen.  Verder kun je natuurlijk prioriteiten en tags aan de taken koppelen en taken op eigen lijstjes plaatsen. Daarnaast kunnen lijstjes dynamisch samengesteld worden, door een ‘saved search’.

Taken in RTM zetten, kun je per e-mail (handig vanaf je telefoon!), via de website van RTM (duh…), via Gmail webapplicatie en Google Calendar. Een laatste manier (en erg handig…) is via een bookmarklet: klik je die aan, dan wordt de paginatitel als task gebruikt. Met andere woorden: je kunt direct een ‘Read it later’ taakje maken!! De Read it later plugin heb ik dus meteen weer verwijderd, want RTM stuurt mijn taken (en natuurlijk ook TEAMWORK, ons zakelijke projectmanagement pakket) en dus ook wat ik nog moet lezen!

Weer een handige tool dus. En in het kader van één erin, twee eruit: papieren activiteitenlijst en todolijst eruit, Read it later eruit, RTM erin! Goed bezig!!!

UPDATE: doe de GMail Security Scan!

Opslag

Het hart van mijn e-mail ‘systeem’ is Gmail. Deze service van Google geeft me gratis bijna 8GB opslagruimte voor e-mails en alle mogelijkheden die nodig zijn voor flexibele toegang, automatische filters en nog véél meer. Alle e-mail komt dus op mijn Gmail accounts binnen. Ik heb er twee: één voor privé, en één voor zakelijke e-mail.

Door de grote opslag kan ik dus ruim drie jaar mail opslaan (zakelijk), of zelf vijf jaar privé. Meer dan genoeg dus!

Binnenkomst

E-mail komt binnen op verschillende wijzen: privé mail die naar @reneknuvers.nl wordt gestuurd, wordt met een ‘catch-all’ automatisch doorgestuurd naar mijn privé Gmail account. Zakelijke e-mail wordt bij de ISP voor lucros.eu naar één adres geforward. Zo zijn er dus forwarders voor r.knuvers@lucros.eu, reneknuvers@lucros.eu, rene.knuvers@lucros.eu, en nog twee algemene accounts: info@lucros.eu en sales@lucros.eu. Deze worden allemaal geforward naar rene@lucros.eu. Dit adres wordt vervolgens direct geforward naar mijn zakelijke Gmail account.

Ik heb ook nog een @home.nl account. Dit account ondersteunt helaas geen forwarding. Daarom wordt dit account door Gmail via POP3 uitgelezen. Dit gaat met maximaal een uur vertraging (de overige mail is dus wel direct beschikbaar in Gmail).

Band-e-mail wordt door de diverse servers op een vergelijkbare wijze als bij mijn zakelijke e-mail doorgestuurd naar mijn privé Gmail account.

Zowel zakelijk als bij de bands maak ik gebruik van forwarders om mailgroepen te maken: groepsadres@naamvandeband.nl gaat bijvoorbeeld naar alle bandleden (dit is maar een voorbeeld en niet het echte adres!), de info-account van het zakelijke adres komt bij mijn collega en mij uit. Altijd handig als mail naar info zeker niet verloren gaat!

Sorteren

Gmail maakt gebruik van tags om te sorteren en groeperen. E-mail die binnenkomt, wordt verwerkt door de Filters. Ik heb filters aangemaakt die bandmail labelt met de naam van de band op basis van het ‘To:’ veld. Verder filter ik zakelijke mail op basis van de afzender en label de mail direct met de vermoedelijke klant.

Mail van maillijsten gaan niet naar mijn inbox, maar worden vanzelf in een mapje (dus label) @Mailing gestopt. Dat houdt mijn inbox lekker leeg!

Uitlezen

Laptop

Ik gebruik Postbox als e-mail client. Mijn collega Arno gebruikt Mozilla Thunderbird, maar in principe maakt het niet uit welke client je gebruikt. Mail uitlezen doe ik met behulp van IMAP. Dat is in te stellen in Gmail. IMAP is beter dan POP3 als je e-mail offline wilt bewaren, dus de mailtjes netjes bij Gmail wilt laten staan. Door gebruik te maken van IMAP, verschijnen de LABELS in Gmail als mappen in je client, inclusief structuur die je eventueel aangebracht hebt! Als een mailtje meerdere labels heeft, vind je het gewoon terug in al die mappen! Sleep je een mailtje van je inbox naar een map, dan krijgt hij in Gmail een LABEL. Zo simpel is dat. De lokale indeling is dus identiek aan die bij Gmail. Je kunt je client zo instellen dat bepaalde mappen offline gesynchroniseerd worden, zodat je ook zonder internet verbinding bij die mails kunt. En zodra je weer verbinding hebt, worden alle wijzigingen verwerkt, zowel lokaal als online.

Je kunt ook twee accounts (zakelijk en privé bijvoorbeeld) tegelijk in je client hebben, verschillende identiteiten beheren en alles regelen wat je wilt. Zelfs eenvoudig mail van bijvoorbeeld de privé inbox slepen naar een zakelijke map, alsof het één account betreft. En al die speciale Gmail mapjes? Daar kun je ook gewoon bij in je IMAP client (zoals bij SPAM, ALL MAIL, SENT MAIL…)

Telefoon

Elke smartphone heeft wel een e-mail client die overweg kan met IMAP. Het is niet handig om daarin veel mappen te synchroniseren, maar je INBOX bekijken is geen probleem. Werkt dus precies zoals je gewend bent.

Openbare computer

Je kunt kiezen voor een “portable” uitvoering van Thunderbird, bijvoorbeeld met PortableApps. Dan sleep je overal jouw persoonlijke Thunderbird mee, inclusief alle instellingen. Maar als je dat niet wilt, dan log je toch gewoon in op Gmail? Alle mail bij de hand, eenvoudig doorzoeken, dus alle gewenste functionaliteit.

Verzenden

Omdat het niet zo handig is om mail met Gmail te verzenden (het kan wel…), gebruik ik een eigen SMTP server. Die is simpelweg ingesteld als de uitgaande server voor mijn mail-clients. Via Gmail kan ook, maar dan hangt Gmail een labeltje aan je mail dat ‘ie van Gmail afkomstig is, en dat ziet er niet uit, vooral zakelijk niet! En bovendien wil ik mail onder een andere identiteit kunnen verzenden, zonder dat mijn privé gegevens op straat komen liggen. Tegenwoordig kun je Gmail zelfs instellen dat Gmail een andere SMTP server gebruikt.

Stel wel je client in dat verzonden e-mail gekopieerd wordt in het mapje “sent items”, zodat je ook overal bij deze verzonden items kunt!

SPAM

Natuurlijk gebruik ik een spamfilter… Hiervoor hoef ik dus niks te doen, want Gmail heeft al één van de beste spam-filters van de wereld. Dus niks aan doen, alle spam wordt door Google uit mijn inbox gehaalt en in een mapje spam gestopt. Niet over nadenken, werkt gewoon!

Infographic

Dit is ‘ie dan, mijn eerste blog. En dan sta je voor het dilemma: welk onderwerp ga ik aansnijden? Gezien mijn recente toegenomen activiteit op ‘het web’ lijkt het me wel leuk om daar eens wat over te schrijven.

TWITTER

Sinds een paar weken ben ik actief op Twitter. Microblogging is een fenomeen waar ik in eerste instantie niet veel mee had. Heel 2009 heb ik deze hype met argwaan bekeken en de site Twitter.com amper een blik waardig gegund. Het leek mij niet nuttig om te weten waar iemand was, wat ‘ie daar deed en in de meeste gevallen ook niet hoe iemand zich voelt.

Een presentatie van Martijn Aslander die ik op het internet zag (met dank aan Arno van Gorp voor het doorsturen van de link), ontdekte ik het werkelijke potentieel van Twitter. Vooral de community die door de hashtag #durftevragen gevormd wordt, trok mijn aandacht. Martijn schetste een beeld van een groep mensen met veel kennis op allerlei gebied, die zonder veel moeite, tegen nul kosten en binnen enkele minuten geraadpleegd geworden kan. Denk je eens in wat daar de mogelijkheden van zijn? Alsof je lijntjes uit hebt staan in alle bedrijven en universiteiten, de politiek en alle lobby-netwerken en daar in één klap je vraag kunt laten beantwoorden.

Zo rooskleurig is het helaas niet, maar het scheelt niet veel. De groep ‘luisteraars’ is behoorlijk groot en het niveau is soms behoorlijk hoog. De diversiteit is goed (hoewel de verhouding mannen/vrouwen flink uit balans is, met een meerderheid voor vrouwen!) en er blijven maar weinig vragen onbeantwoord. Zelf bekijk ik de #durftevragen berichten via Tweetdeck of moTweets en als een vraag me aanspreekt, beantwoord ik ‘m als ik kan. Dat werkt verslavend en brengt je snel in contact met andere ‘tweets’.

Het verbaasd me wat mensen vragen, maar ook hoe makkelijk mensen antwoord geven op de uiteenlopende vragen. In een dag zie je mensen woonruimte vragen, een fiets krijgen, computerproblemen opgelost worden en en passant ook nog de handigste software tools voorbij komen. En doordat antwoorden vaak van verschillende mensen komen, kun je snel ‘meningen’ peilen en de waarde van de antwoorden wegen.

De kracht van Twitter is het gelezen worden door vele tweets, followers die je berichten lezen en al dan niet besluiten iets met de inhoud te doen (doorsturen of Retweeten, of beantwoorden, of je advies opvolgen). Als je een weekje of zo actief meedoet aan #durftevragen, heb je al snel een schare volgers. Mensen die jij direct geholpen hebt, door hun vragen te beantwoorden, of mensen die jouw reactie op prijs stelden en je besluiten te volgen. Ik zit momenteel op 22 volgers. Niet slecht, al zeg ik het zelf!

MSN Messenger

Kennen jullie ICQ nog? Daar begon het ooit mee voor mij, instant messaging… En daarna MSN. En nu? Ik doe er niet veel meer mee… e-mail is veel belangrijker voor mij geworden.

GOOGLE WAVE

Het nieuwste speeltje, waar ik iets voor Twitter aan begonnen ben is Google Wave. Een combinatiedienst van ‘collaborative writing’, e-mail, instant messaging, blogging en zaken waar we nu nog niet eens een naam voor hebben! Nu nog mensen waar je mee kunt waven … Op dit moment is GOOGLE WAVE vooral een buggy stukje software waar het nut nog niet helemaal duidelijk van is. Sinds afgelopen week heb ik de eerste nuttige conversaties op Wave gehad met een oud-stagiaire die nu in het kader van haar afstudeeropdracht een interview wilde doen. En dat werkte eigenlijk niet eens slecht!!!

WORDPRESS

Hier liep ik via wat verschillende manieren tegenaan. Ik gebruik Shareaholic om interessante dingen die ik op het web tegenkom, te ‘clippen’ in Evernote, of door te mailen aan anderen. Daarin zag ik al de mogelijkheid om naar ‘WordPress’ te bloggen. Ik had geen idee wat WordPress was… Via #durftevragen kwam ik echter wat mensen tegen die ook al met WordPress bezig waren. Dat maakte me nieuwsgierig. Dus maar eens mijn website www.reneknuvers.nl voorzien van een verse WordPress installatie en aan de slag! Jullie zien nu het resultaat.

Ik heb af en toe de behoefte om mijn ideeën te publiceren. Dingen die me verbazen, waarvan ik denk dat anderen er ook wat aan hebben, die ik leuk vind, of gebeurtenissen die ik graag van me af wil schrijven. Dat ga ik maar eens doen op deze blog. Geen idee hoe persoonlijk, abstract, of misschien wel absurd hij wordt. Dat is wellicht ook de kracht van een persoonlijk blog? Dat je vrij kunt zijn van grenzen en kunt schrijven wat je wilt? We gaan het meemaken!