Zijn vergelijkingen zijn interessant: zo is het verschil tussen effectief en efficiënt belangrijk en niet te vergeten: je kunt heel efficiënt van een klif springen, maar effectief is dat zeker niet. Ook geeft hij tips hoe je de informatiestromen kunt kanaliseren: als je liever niet gebeld wordt, strooi dan ook niet met je telefoonnummer. Of zet op de voicemail “Je kunt me beter een mailtje sturen”. Zo kun je belangrijke en onbelangrijke zaken via verschillende kanalen binnen laten komen. Ook gebruikt hij veel automatisch filteren in gmail (note: hij werkt dus voor Microsoft…)

Een andere techniek die ikzelf gebruik en nu voor het eerst een naam voor hoorde: de Pomodoro techniek. Hierbij zet je een eierwekker en gedurende die tijd hou je je alleen maar bezig met die taak die je voorogen had. Twitter gaat af, telefoon ook, geen e-mails of websites lezen. Klinkt als een concentratie-oefening, maar het werkt echt. In zo’n sprint kun je echt dingen af krijgen!

Verder gebruikt hij een aantal tools die hem helpen om efficiënt en effectief te zijn, zoals todo.txt, Evernote, Remember the milk, 43 folders, HipsterPDA en PocketMod.

Naar aanleiding van deze presentatie ben ik zelf een 43f structuur op gaan zetten in Evernote, en heb ik nog eens mijn filters en mappen in gmail eens goed doorgekeken en aangescherpt. Verder heb ik voicemail (waar ik toch al een hekel aan had) ‘afgeschaft’ door als welkomsboodschap het alternatief aan te geven: SMS of e-mail!

Met Evernote krijg je een knipselmap op het internet. Op zich niks bijzonders: ook in Google Notebook kon je al knipsels opslaan, en er zijn zelfs mensen die de ‘skydrive’ van Windows Live hiervoor misbruiken. Wat Evernote anders maakt dan de andere oplossingen, is de mogelijkheid om de notes vanaf zowat elke bron denkbaar in te voegen. Want dat was toch ons probleem? We staan in de supermarkt en krijgen een briljant idee: thuis een bootschappenlijstje schrijven, maar vergeten mee te nemen, in de supermarkt een briljant idee, dus een notitie maken achterop de Cruesli-verpakking, …

Evernote is bereikbaar via het web: net als met Google Notebook kun je je nieuwste notities invoegen via een webpagina. Handig als je achter een computer zit… Maar nog handiger is als je Shareaholic op je Firefox browser hebt geïnstalleerd: kom je iets handigs tegen, dan selecteer je het en met één klik schiet je het in Evernote. Of als je iets moet onthouden (of een telefoonnotities bijvoorbeeld), dan maak je die in de adresbalk en klik je ‘m zo naar Evernote. Verder is er een desktop client beschikbaar als je ook offline over je notities wilt beschikken, of bijvoorbeeld je notities wilt organiseren, taggen, enzovoorts. En op je mobieltje maak je met de mobiele client zo een voicememo, tekstmemo, of foto- of filmmemo die met Evernote gesynchroniseerd wordt. Tot slotte kun je ook nog heel eenvoudig papier in Evernote stoppen: met zo’n network-enabled multi-function-printer kun je vaak scannen en de scan als PDF mailen. Evernote maakt een e-mailadres voor jouw account aan waar jouw scans direct omgezet worden naar een note.

Mijn belangrijke bestanden zijn via het internet toegankelijk. Zo heb ik al enkele jaren eigenlijk overal ter wereld toegang tot allerlei informatie die persoonlijk, en voor mij belangrijk is. Evernote is voor mij een goede aanvulling hierop. Een scan van m’n paspoort en rijbewijs in Evernote is altijd handig als die eens een keer kwijt raken. En bij dat soort documenten is het ook niet erg om die op verschillende plaatsen te hebben staan. Maar Evernote is ook een vergaarbak van interessante artikelen in tijdschriften. Thuis hebben we abonnementen op diverse tijdschriften en als ik eens wat interessants tegenkom, is een scan gauw gemaakt. Nog veel sneller is een artikel dan teruggevonden! Lang leve de tags! Zo heb ik ook een standaard boodschappenlijstje in Evernote, dus dan hoef ik niet iedere keer na te denken over wat we ‘normaal’ nodig hebben (een mannenbrein werkt nou eenmaal anders dan dat van een vrouw, kennelijk). Ook knipsels van het Internet, interessante links en recepten bewaar ik in Evernote.

Als ik bij een klant ben, of privé iets zie wat ik mooi, leuk, interessant, of anders de moeite van het onthouden waard vind, dan maak ik een fotootje met m’n mobiel en stuur die naar m’n scrapbook. Taggen doe ik later pas. Dat is wel essentieel voor het goed doorzoekbaar houden van de knipselmap, maar het is ook geen opgave om het te doen.  Het is in mijn opruimroutine (bureau, inbox, mijn documenten directory, evernote) ingebakken om dit bij te houden. Nou die routine nog in een patroon inbakken

Een voordeel van Evernote is dat ik alle knipsels ook eenvoudig kan delen per e-mail, of zelfs door een note openbaar te maken. Dat laatste gebruik ik nu nog niet; ik zie Evernote niet als een community, maar als een persoonlijk archief. Ik geef mensen graag informatie door, maar wel bewust.

Mijn oude knipsels uit Google Notebook (vanaf 2006) heb ik zonder problemen kunnen importeren. Dat scheelt een hoop ellende. Bij het importeren kom je wel oude links tegen die niet meer werken. Zo’n overgang van één service naar de andere is een mooi moment om je archief eens op te schonen. Want hoewel een elektronisch archief niet zo snel een rommeltje wordt, heeft het nog steeds de neiging om minder nuttig te worden vanwege verouderde informatie. Daar zouden ze nou eens iets voor moeten verzinnen