Met RTM kun je eenvoudig je todo bijhouden en deadlines stellen. Bovendien kun je er ook notities aanhangen.  Verder kun je natuurlijk prioriteiten en tags aan de taken koppelen en taken op eigen lijstjes plaatsen. Daarnaast kunnen lijstjes dynamisch samengesteld worden, door een ‘saved search’.

Taken in RTM zetten, kun je per e-mail (handig vanaf je telefoon!), via de website van RTM (duh…), via Gmail webapplicatie en Google Calendar. Een laatste manier (en erg handig…) is via een bookmarklet: klik je die aan, dan wordt de paginatitel als task gebruikt. Met andere woorden: je kunt direct een ‘Read it later’ taakje maken!! De Read it later plugin heb ik dus meteen weer verwijderd, want RTM stuurt mijn taken (en natuurlijk ook TEAMWORK, ons zakelijke projectmanagement pakket) en dus ook wat ik nog moet lezen!

Weer een handige tool dus. En in het kader van één erin, twee eruit: papieren activiteitenlijst en todolijst eruit, Read it later eruit, RTM erin! Goed bezig!!!

UPDATE: doe de GMail Security Scan!

Opslag

Het hart van mijn e-mail ‘systeem’ is Gmail. Deze service van Google geeft me gratis bijna 8GB opslagruimte voor e-mails en alle mogelijkheden die nodig zijn voor flexibele toegang, automatische filters en nog véél meer. Alle e-mail komt dus op mijn Gmail accounts binnen. Ik heb er twee: één voor privé, en één voor zakelijke e-mail.

Door de grote opslag kan ik dus ruim drie jaar mail opslaan (zakelijk), of zelf vijf jaar privé. Meer dan genoeg dus!

Binnenkomst

E-mail komt binnen op verschillende wijzen: privé mail die naar @reneknuvers.nl wordt gestuurd, wordt met een ‘catch-all’ automatisch doorgestuurd naar mijn privé Gmail account. Zakelijke e-mail wordt bij de ISP voor lucros.eu naar één adres geforward. Zo zijn er dus forwarders voor r.knuvers@lucros.eu, reneknuvers@lucros.eu, rene.knuvers@lucros.eu, en nog twee algemene accounts: info@lucros.eu en sales@lucros.eu. Deze worden allemaal geforward naar rene@lucros.eu. Dit adres wordt vervolgens direct geforward naar mijn zakelijke Gmail account.

Ik heb ook nog een @home.nl account. Dit account ondersteunt helaas geen forwarding. Daarom wordt dit account door Gmail via POP3 uitgelezen. Dit gaat met maximaal een uur vertraging (de overige mail is dus wel direct beschikbaar in Gmail).

Band-e-mail wordt door de diverse servers op een vergelijkbare wijze als bij mijn zakelijke e-mail doorgestuurd naar mijn privé Gmail account.

Zowel zakelijk als bij de bands maak ik gebruik van forwarders om mailgroepen te maken: groepsadres@naamvandeband.nl gaat bijvoorbeeld naar alle bandleden (dit is maar een voorbeeld en niet het echte adres!), de info-account van het zakelijke adres komt bij mijn collega en mij uit. Altijd handig als mail naar info zeker niet verloren gaat!

Sorteren

Gmail maakt gebruik van tags om te sorteren en groeperen. E-mail die binnenkomt, wordt verwerkt door de Filters. Ik heb filters aangemaakt die bandmail labelt met de naam van de band op basis van het ‘To:’ veld. Verder filter ik zakelijke mail op basis van de afzender en label de mail direct met de vermoedelijke klant.

Mail van maillijsten gaan niet naar mijn inbox, maar worden vanzelf in een mapje (dus label) @Mailing gestopt. Dat houdt mijn inbox lekker leeg!

Uitlezen

Laptop

Ik gebruik Postbox als e-mail client. Mijn collega Arno gebruikt Mozilla Thunderbird, maar in principe maakt het niet uit welke client je gebruikt. Mail uitlezen doe ik met behulp van IMAP. Dat is in te stellen in Gmail. IMAP is beter dan POP3 als je e-mail offline wilt bewaren, dus de mailtjes netjes bij Gmail wilt laten staan. Door gebruik te maken van IMAP, verschijnen de LABELS in Gmail als mappen in je client, inclusief structuur die je eventueel aangebracht hebt! Als een mailtje meerdere labels heeft, vind je het gewoon terug in al die mappen! Sleep je een mailtje van je inbox naar een map, dan krijgt hij in Gmail een LABEL. Zo simpel is dat. De lokale indeling is dus identiek aan die bij Gmail. Je kunt je client zo instellen dat bepaalde mappen offline gesynchroniseerd worden, zodat je ook zonder internet verbinding bij die mails kunt. En zodra je weer verbinding hebt, worden alle wijzigingen verwerkt, zowel lokaal als online.

Je kunt ook twee accounts (zakelijk en privé bijvoorbeeld) tegelijk in je client hebben, verschillende identiteiten beheren en alles regelen wat je wilt. Zelfs eenvoudig mail van bijvoorbeeld de privé inbox slepen naar een zakelijke map, alsof het één account betreft. En al die speciale Gmail mapjes? Daar kun je ook gewoon bij in je IMAP client (zoals bij SPAM, ALL MAIL, SENT MAIL…)

Telefoon

Elke smartphone heeft wel een e-mail client die overweg kan met IMAP. Het is niet handig om daarin veel mappen te synchroniseren, maar je INBOX bekijken is geen probleem. Werkt dus precies zoals je gewend bent.

Openbare computer

Je kunt kiezen voor een “portable” uitvoering van Thunderbird, bijvoorbeeld met PortableApps. Dan sleep je overal jouw persoonlijke Thunderbird mee, inclusief alle instellingen. Maar als je dat niet wilt, dan log je toch gewoon in op Gmail? Alle mail bij de hand, eenvoudig doorzoeken, dus alle gewenste functionaliteit.

Verzenden

Omdat het niet zo handig is om mail met Gmail te verzenden (het kan wel…), gebruik ik een eigen SMTP server. Die is simpelweg ingesteld als de uitgaande server voor mijn mail-clients. Via Gmail kan ook, maar dan hangt Gmail een labeltje aan je mail dat ‘ie van Gmail afkomstig is, en dat ziet er niet uit, vooral zakelijk niet! En bovendien wil ik mail onder een andere identiteit kunnen verzenden, zonder dat mijn privé gegevens op straat komen liggen. Tegenwoordig kun je Gmail zelfs instellen dat Gmail een andere SMTP server gebruikt.

Stel wel je client in dat verzonden e-mail gekopieerd wordt in het mapje “sent items”, zodat je ook overal bij deze verzonden items kunt!

SPAM

Natuurlijk gebruik ik een spamfilter… Hiervoor hoef ik dus niks te doen, want Gmail heeft al één van de beste spam-filters van de wereld. Dus niks aan doen, alle spam wordt door Google uit mijn inbox gehaalt en in een mapje spam gestopt. Niet over nadenken, werkt gewoon!

Infographic

Zijn vergelijkingen zijn interessant: zo is het verschil tussen effectief en efficiënt belangrijk en niet te vergeten: je kunt heel efficiënt van een klif springen, maar effectief is dat zeker niet. Ook geeft hij tips hoe je de informatiestromen kunt kanaliseren: als je liever niet gebeld wordt, strooi dan ook niet met je telefoonnummer. Of zet op de voicemail “Je kunt me beter een mailtje sturen”. Zo kun je belangrijke en onbelangrijke zaken via verschillende kanalen binnen laten komen. Ook gebruikt hij veel automatisch filteren in gmail (note: hij werkt dus voor Microsoft…)

Een andere techniek die ikzelf gebruik en nu voor het eerst een naam voor hoorde: de Pomodoro techniek. Hierbij zet je een eierwekker en gedurende die tijd hou je je alleen maar bezig met die taak die je voorogen had. Twitter gaat af, telefoon ook, geen e-mails of websites lezen. Klinkt als een concentratie-oefening, maar het werkt echt. In zo’n sprint kun je echt dingen af krijgen!

Verder gebruikt hij een aantal tools die hem helpen om efficiënt en effectief te zijn, zoals todo.txt, Evernote, Remember the milk, 43 folders, HipsterPDA en PocketMod.

Naar aanleiding van deze presentatie ben ik zelf een 43f structuur op gaan zetten in Evernote, en heb ik nog eens mijn filters en mappen in gmail eens goed doorgekeken en aangescherpt. Verder heb ik voicemail (waar ik toch al een hekel aan had) ‘afgeschaft’ door als welkomsboodschap het alternatief aan te geven: SMS of e-mail!