Met RTM kun je eenvoudig je todo bijhouden en deadlines stellen. Bovendien kun je er ook notities aanhangen.  Verder kun je natuurlijk prioriteiten en tags aan de taken koppelen en taken op eigen lijstjes plaatsen. Daarnaast kunnen lijstjes dynamisch samengesteld worden, door een ‘saved search’.

Taken in RTM zetten, kun je per e-mail (handig vanaf je telefoon!), via de website van RTM (duh…), via Gmail webapplicatie en Google Calendar. Een laatste manier (en erg handig…) is via een bookmarklet: klik je die aan, dan wordt de paginatitel als task gebruikt. Met andere woorden: je kunt direct een ‘Read it later’ taakje maken!! De Read it later plugin heb ik dus meteen weer verwijderd, want RTM stuurt mijn taken (en natuurlijk ook TEAMWORK, ons zakelijke projectmanagement pakket) en dus ook wat ik nog moet lezen!

Weer een handige tool dus. En in het kader van één erin, twee eruit: papieren activiteitenlijst en todolijst eruit, Read it later eruit, RTM erin! Goed bezig!!!

Zijn vergelijkingen zijn interessant: zo is het verschil tussen effectief en efficiënt belangrijk en niet te vergeten: je kunt heel efficiënt van een klif springen, maar effectief is dat zeker niet. Ook geeft hij tips hoe je de informatiestromen kunt kanaliseren: als je liever niet gebeld wordt, strooi dan ook niet met je telefoonnummer. Of zet op de voicemail “Je kunt me beter een mailtje sturen”. Zo kun je belangrijke en onbelangrijke zaken via verschillende kanalen binnen laten komen. Ook gebruikt hij veel automatisch filteren in gmail (note: hij werkt dus voor Microsoft…)

Een andere techniek die ikzelf gebruik en nu voor het eerst een naam voor hoorde: de Pomodoro techniek. Hierbij zet je een eierwekker en gedurende die tijd hou je je alleen maar bezig met die taak die je voorogen had. Twitter gaat af, telefoon ook, geen e-mails of websites lezen. Klinkt als een concentratie-oefening, maar het werkt echt. In zo’n sprint kun je echt dingen af krijgen!

Verder gebruikt hij een aantal tools die hem helpen om efficiënt en effectief te zijn, zoals todo.txt, Evernote, Remember the milk, 43 folders, HipsterPDA en PocketMod.

Naar aanleiding van deze presentatie ben ik zelf een 43f structuur op gaan zetten in Evernote, en heb ik nog eens mijn filters en mappen in gmail eens goed doorgekeken en aangescherpt. Verder heb ik voicemail (waar ik toch al een hekel aan had) ‘afgeschaft’ door als welkomsboodschap het alternatief aan te geven: SMS of e-mail!